Agenda papier, Google Calendar, post-its partout sur votre bureau ou encore une to-do list sur votre téléphone, il existe des centaines de façons de gérer votre temps et vos activités, et chacun aura une méthode qui lui convient mieux que les autres. J’en ai proposé un certain nombre sur Réussir Mes Études ces quatre dernières années, et j’espère que chacun d’entre vous a pu en trouver une qui lui correspondait parfaitement. Ce sont vos outils, et c’est à vous de les adapter à vos préférences, mais il existe quatre questions simples pour savoir si vos outils de planification font bien leur travail.
Un bon système de gestion du temps inclut 4 outils, intégrés les uns aux autres ou non, c’est à vous de voir si vous préférez tout centraliser sur une plate-forme ou pas. Les voilà :
- Un calendrier
- Une to-do list
- Un système de prise de notes
- Un carnet d’adresses
Pour ma part, j’utilise les outils suivants :
- Un calendrier : Sunrise Calendar, qui regroupe mon calendrier Outlook, mes calendriers Google, mes événements Facebook et bien d’autres choses encore sur mon téléphone et mon ordinateur.
- Une to-do list : intégrée à Outlook sur mon ordinateur, et la to-do list de la journée est recopiée chaque matin dans mon carnet de notes.
- Un système de prise de notes : vous me verrez rarement sans mon carnet de notes et un stylo – je fais partie de ces fans du papier, pour qui la technologie n’arrive pas encore à tout remplacer. Si je n’ai pas mon cahier sous la main, je peux toujours compter sur Evernote (ordinateur + téléphone) pour me dépanner en attendant de recopier ça dans mon cahier.
- Un carnet d’adresses : tout est sur mon téléphone et synchronisé sur mon ordinateur.
Est-ce que votre système fonctionne bien ?
Calendrier : Votre système vous permet-il de connaître vos rendez-vous ?
Êtes-vous parfois pris de court par un rendez-vous ou une tâche à effectuer ? Si la réponse est non, tant mieux. Si oui, assurez-vous de mettre des rappels électroniques ou, tout simplement, de vérifier votre calendrier (et de le mettre à jour !) quotidiennement.
To-do list : Effectuez-vous vos tâches les plus importantes à temps ?
Votre to-do list devrait toujours être avec vous, et vous devez toujours pouvoir avancer sur un point à faire, quel que soit le contexte dans lequel vous vous situez. Notez immédiatement tout ce que vous devriez faire quelque part, vous trierez après : il ne faut rien oublier, c’est la priorité.
Carnet de notes : Vous souvenez-vous des informations importantes ?
Evernote est très bien dans le genre, j’aime bien, pour ma part, recopier les informations importantes à la main pour mieux les mémoriser. Vous ne devriez jamais avoir besoin de résoudre le même problème deux fois : votre prise de notes de la première fois devrait être disponible à tout moment si le problème se présente à nouveau.
Carnet d’adresses : Avez-vous toutes les informations de contact qu’il vous faut ?
Liez le plus de comptes possibles à votre carnet de contacts dans votre téléphone, c’est souvent le plus simple. Je mets un point d’honneur à noter le numéro de téléphone et le nom des gens, bien sûr, mais également leur pseudo Twitter, leur pseudo pour mes connaissances du monde de l’esport, leur date d’anniversaire, leur adresse mail et leur adresse postale (ça, c’est depuis que j’ai une voiture, ça aide énormément avec le GPS !), ainsi que quelques notes variées si besoin (où je les ai rencontrés, si j’ai un partenariat en cours avec eux, etc.).
