Note d’avril 2020 : je vous recommande, si vous voulez spécifiquement parler à vos enseignant·es, l’article Comment envoyer un email à son professeur.
Ma boîte mail est parfaitement organisée. Tout a un dossier précis et mes messages non lus ne s’accumulent pas. En plus, je ne perds pas mon temps à les gérer, et j’envoie toujours des messages qui font également gagner du temps à leurs destinataires. Mais quel est mon secret ?
Voici quelques règles qui vous permettront de ne pas perdre votre temps avec vos mails, ainsi que de donner l’occasion à leur destinataire de faire de même.
Respectez votre destinataire
C’est vous qui envoyez le mail. Si vous faites gagner du temps à votre lecteur, il vous sera reconnaissant et aura tendance à, lui aussi, minimiser le temps qu’il vous faut pour répondre.
Créez des templates
Si vous recevez des emails en masse pour un même sujet, vous devriez faire un mail-type que vous pourrez ensuite adapter rapidement. Par exemple, je gère en ce moment un concours de créations graphiques pour Noob et reçois une centaine d’emails par jour ; je les lis tous mais ne peux pas me permettre de rédiger une réponse pour chaque entrée. J’ai donc écrit un petit message (du type « merci de votre participation, nous l’avons bien prise en compte, vous aurez les résultats le XX ») pour ne pas passer des heures à répondre, tout en n’abandonnant pas complètement celui qui m’a envoyé la participation.
Prenez votre temps
Non, il n’est pas impoli de répondre après quelques jours, et il n’est pas non plus impoli de répondre en quelques phrases sans faire de roman. Ne vous sentez pas coupable, et ne vous sentez pas non plus visé quand on ne vous répond pas immédiatement !
Soyez précis
L’objet de votre message devrait être très clair, selon la forme Sujet-Priorité, par exemple « Exposé de droit – Pour samedi ». Ainsi, on sait immédiatement quoi en faire ! Si votre mail dure plus de 5 phrases, vérifiez que la première dise déjà de quoi va parler le message. Faites des phrases très courtes, évitez les couleurs et polices illisibles.
Faites des QCM
Plutôt que « comment puis-je aider ? », envoyez « je peux appeler, y aller directement ou ne rien faire, que préfères-tu ? » Votre destinataire n’aura même plus besoin de réfléchir et répondra donc bien plus rapidement !
Supprimez les CC
Ne répondez pas par défaut avec « Répondre à tous ». En général, vous n’avez besoin d’envoyer votre mail qu’à une ou deux personnes, et les 20 autres vous seront reconnaissantes de ne pas polluer leur boîte de réception.
Ne répondez pas « ok »
Non, sérieusement, c’est juste très frustrant. Ne le faites pas. Si vous n’avez rien d’utile à écrire, passez à l’email suivant !
Cet article vous a-t-il été utile ? Je vous invite à discuter d’autres astuces pour gérer ses mails dans la section Commentaires ci-dessous. N’hésitez pas non plus à partager ces conseils sur les réseaux sociaux – plus il y aura d’adhérents à cette « charte », plus votre boîte mail vous sera reconnaissante !
