Comment être super heureux à l’idée de s’occuper de ses mails ?

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Le traitement des mails

J’ai découvert récemment une méthode pour gérer ses mails de manière simple, rapide et efficace. Et depuis ce jour, trier mes e-mails est même devenu une partie de plaisir ! Vraiment. Je vous invite fortement à consulter mon blog sur l’orientation professionnelle et la recherche d’emploi si ce sujet vous inspire et si vous aimez les méthodes !

Vincent Malavelle, sur la chaîne Youtube du même nom, propose de s’occuper des mails de sa boîte de réception de la manière suivante :

Est-ce que ce mail nécessite une action de ma part ?

  1. Si la réponse est “non” → Est-ce que je souhaite le conserver ?
    1. Si oui, archivez-le (non verrons comment faire ci-après) !
    2. Si non, supprimez-le !
  2. Si la réponse est “oui” → Est-ce que l’action prend moins de 2 minutes ?
    1. Si la réponse est “oui” → Puis-je déléguer cette action à quelqu’un ?
      1. Si la réponse est “oui” → déléguez la action à quelqu’un d’autre !
      2. Si la réponse est “non” → réalisez immédiatement l’action !
    2. Si la réponse est “non” → planifiez l’action à réaliser !

Ce processus de traitement trouve sa force dans le fait de déléguer une partie du travail à faire et de traiter en une seule fois les tâches de moins de deux minutes. En effet, si vous laissez traîner une tâche de deux minutes dans votre boîte de réception, vous allez retomber dessus à plusieurs reprises, perdant ainsi du temps.

Vous vous demandez comment faire pour déléguer ? Si vous recevez un e-mail parlant d’un livre qu’il vous plairait d’acheter, transférez-le à votre tante pour qu’elle l’achète pour vous. Vous réaliserez un virement sur son compte bancaire ultérieurement.

L’archivage des mails

Vincent Malavelle est surprenant à ce niveau-là. Il suggère d’archiver tous ces mails dans… un même dossier ! Pourquoi ? Parce que les outils de recherches sont suffisamment puissants pour éviter d’avoir besoin de créer des arborescences dossiers complexes ! Faites le test pendant cinq jours et vous pourrez constater par vous-même les résultats de cette façon de procéder.

Quand s’occuper de ses mails… et quand répondre ?

Tim Ferris, l’auteur du livre “La semaine de 4 heures”, propose de se ménager des plages fixes pour traiter ses mails. Ce peut-être par exemple de 11h30 à 12h00 et de 16h30 à 17h00. L’objectif étant d’éviter de perdre du temps en interrompant son travail pour s’occuper des mails qui arrivent au fil de l’eau au cours de la journée. En effet, le cerveau à besoin d’un temps de chauffe pour se concentrer sur une tâche. Si vous vous interrompez constamment, vous ne serez pas productifs !

L’auteur conseille également de programmer ses mails pour qu’ils soient envoyés plus tard. Par exemple à 8h le lendemain matin. Cela évite de que vous et vos interlocuteurs utilisiez le mail comme un outil de messagerie instantanée !

Moralité

Si quelque chose dans la vie vous dérange, allez demander à Google s’il a la réponse. Très souvent, les problèmes que l’on rencontre ne nous concernent pas uniquement. D’autres personnes les ont eus avant nous et d’autres les auront après nous.

Et, je suis prêt à parier que l’un d’entre eux a déjà trouvé une solution. Partez-donc à la recherche de cette dernière. Aujourd’hui, l’information est synonyme de pouvoir !




Quel est mon parcours professionnel ?

Jean-François, “Jeff” pour les intimes, est ingénieur généraliste de formation, diplômé de l’École Centrale de Lyon. Passionné par les relations humaines, il a obtenu un Master II en Psychologie Sociale et du Travail. Toujours poussé par son intérêt pour l’humain, il s’est formé à la Communication Interpersonnelle et a commencé à pratiquer en tant qu’assistant d’une coach en Communication Interpersonnelle. Depuis 2016, il donne des cours de communication orientés « recherche d’emploi » à l’IUT d’Aix-en-Provence et a monté sa structure pour proposer un accompagnement individuel et collectif aux particuliers et en entreprise.

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