La productivité, c’est faire le plus de travail possible en y passant le moins de temps possible. Mais attention ; on ne parle pas de faire beaucoup de travail, mais de faire le travail avec l’impact le plus important. Par exemple, si vous pouvez recopier au propre dix pages de cours en une heure, c’est bien – si vous pouvez écrire une dissertation en une heure, même si elle ne fait que trois pages, c’est mieux. Voilà la productivité qui devrait être prioritaire, pas celle de la vitesse, de la résistance, ou de la discipline : sachez tout d’abord ce qui est productif et ce qui ne l’est pas véritablement !
Oubliez ce qui n’est pas important, sans culpabiliser
La première chose à faire, c’est de séparer ce qui est important de ce qui ne l’est pas. Le matin, je fais toujours une liste de choses à faire dans la journée, puis j’entoure ce que je dois absolument faire aujourd’hui pour enfin faire un classement par priorité de ce que je vais faire ce jour-là. Si j’ai du temps en plus, je ferai ce que je n’ai pas entouré. Mais je commence toujours par le premier point de ma liste, puis je passe au deuxième, et à chaque tâche je fais quelque chose d’un peu moins important, pour enfin finir par le superflu. Voilà comment je m’assure de ne jamais avoir de priorités laissées à l’abandon et de travail paniqué de dernière minute !
Il est très important de savoir dire ‘non’ pour ne pas s’encombrer de tâches sans importance, qui ne vous apportent rien de bon mais vous prennent beaucoup de temps. Pour tout ce que vous faites, demandez-vous s’il est vraiment important d’effectuer cette tâche, et surtout, de le faire maintenant. Et comment avoir si quelque chose est vraiment important ? Eh bien, c’est très simple : il vous suffit de savoir s’il vous permettra de vous rapprocher de votre objectif.
On peut diviser le travail en quatre sections différentes :
On remarque sur ce petit schéma que ce qui doit vous prendre le plus de temps, ce sont les tâches de la section 2, qui ne sont pas urgentes, mais mènent à des résultats importants. Les tâches de la première catégorie étant urgentes et importantes, il est logique qu’elles soient placées en premier. Ensuite, si et seulement si vous avez encore du temps libre et de la motivation, lancez-vous dans des tâches qui ne peuvent pas attendre, mais qui n’ont pas une grande importance !
Ne vous laissez pas non plus déconcentrer par des petites tâches qui arrivent pendant la journée. Au lieu de les faire immédiatement, demandez-vous si elles vous prendront moins d’une minute. Si oui, alors foncez. Si non, ajoutez-les à votre liste de choses à faire, à la bonne place, et concentrez-vous à nouveau sur ce que vous faisiez.
Faites des pauses au bon moment
La productivité, ce n’est pas travailler non-stop, comme une machine. Au contraire, quand vous faites cela, vous perdez rapidement de votre efficacité. Vous avez l’impression de réussir à effectuer de plus en plus de tâches, mais c’est tout à fait l’opposé : pour chaque heure supplémentaire que vous passerez à travailler, vous perdez un rendement important.
Le repos, c’est vital. Quel que soit votre objectif de travail, il y a des domaines de votre vie qu’il ne pourra pas combler : l’amour, la famille, la santé… Par « repos », j’entends donc tout domaine de votre vie qui n’est pas relié à votre travail et à vos études. Prenez des pauses dans vos études – voyez cela comme une méthode de « reculer pour mieux sauter ».
Si vous travaillez sans faire de pauses, votre productivité va diminuer progressivement, jusqu’à approcher zéro. Par contre, si vous faites des pauses, vous pourrez reprendre au plus haut niveau ensuite, et rester toujours efficace. Il vous suffit de savoir doser vos temps de travail et de divertissement ! Pour cela, je vous conseille en particulier la technique Pomodoro.
Débarrassez-vous des distractions
Les distractions, évidemment, vous empêchent d’être très productif. Il peut s’agir d’une musique, d’un ordinateur trop lent, d’appels indésirables sur votre téléphone, de Facebook, de Twitter… Comment éviter d’être distrait ? C’est tout bête, mais il n’existe qu’une seule solution : ôtez les distractions, ou débrouillez-vous pour qu’elles ne puissent plus vous déranger. Par exemple, quand je travaille sur une traduction, pour ne pas me laisser déconcentrer par ma musique (que j’écoute uniquement sur Spotify, ce qui signifie que j’ai toujours besoin d’une connexion Internet) ou des mails entrants, je coupe Internet sur mon smartphone et sur mon ordinateur le temps d’atteindre l’objectif que je me suis fixé pour cette période.
Soyez moins joignable
Le monde d’aujourd’hui est magique : il suffit d’un SMS, d’un appel, d’un message Facebook, d’un email pour joindre quelqu’un. Conclusion, il est presque impossible de se concentrer sans qu’on veuille vous contacter. Quand vous travaillez, par exemple, placez une liste blanche sur votre téléphone pour n’être joignable qu’en cas d’urgence (par vos parents et une personne fiable de votre classe par exemple) tant que vous devez vous concentrer sur ce que vous faites. Fermez votre boîte mail et ne vérifiez vos messages qu’une fois par jour. Vos interlocuteurs s’habitueront vite au délai de réponse, ne vous inquiétez pas !
Automatisez et filtrez tout
Je vais rapidement couvrir la technique que j’utilise pour être dérangée le moins possible, dans le domaine des emails en particulier. A vous de l’adapter pour qu’elle vous convienne !
J’ai une liste blanche de quatre adresses (ma famille, mon petit ami, mon partenaire de TD et mon boss) dont je reçois les emails immédiatement. Tous les autres sont directement triés dans des dossiers adaptés (si aucun dossier ne correspond à un mail reçu, il part dans un dossier « Divers ») sans passer par la boîte de réception. Il faut donc que je me connecte à Gmail et que j’ouvre la page pour voir si j’ai reçu des messages, qui apparaissent comme non lus dans les libellés concernés. Si je regarde le libellé « Université » chaque jour, le dossier « Chaînes Drôles » reçoit à peine une visite par mois : je peux donc gérer très efficacement mes mails et ne les voir que quand je décide que j’ai le temps de les regarder et d’y répondre.
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